Nhập môn với phần tài chính quốc tế

3 quyết định quan trọng trong thư tín thương mại

Toàn cầu hóa đã tạo nên nhiều thay đổi trong việc giao dịch thương mại. Nhân viên của một tập đoàn có thể sinh sống trên nhiều quốc gia trên thế giới và nói những ngôn ngữ khác nhau. Vậy thì các thương gia trên toàn cầu sẽ giao dịch với nhau như thế nào? Ngày nay, ngôn ngữ giao dịch quốc tế thông dụng nhất chính là Tiếng Anh.
Học cách viết thư thương mại bằng tiếng Anh đòi hỏi nhiều kĩ năng hơn việc học cách viết thư tiếng Anh thông thường. Học viên cần nắm vững không chỉ các hình thức và cách tổ chức của một lá thư thương mại mà còn cả việc áp dụng văn phong và ngữ điệu phù hợp cho bài viết.
Sau đây là ba bước quan trọng mà bạn cần quyết định trước khi bắt tay vào việc viết một bức thư thương mại bằng tiếng Anh:
Bước 1: Mỗi bức thư tiếng anh thương mại thường mang một ý đồ riêng của người viết. Vì vậy, trước khi viết, bạn cần xác định nhiệm vụ bức thư cần truyền tải là gì. Những nhiệm vụ thường thấy gồm:

• Đặt hàng sản phẩm (Product order)
• Yêu cầu thông tin (Request for information)
• Thư thảo luận về ý tưởng, vấn đề và các giải pháp hợp lý (E-mail discussion about ideas, problems, possible solutions)
• Báo cáo hoặc phân tích thông tin (Report or analysis of information)
• Thông báo điều lệ (Policy announcement)
• Báo cáo tiến độ (Progress report)
• Đề xuất (Proposal)
• Khuyến nghị (Recommendation)
• Báo cáo chính thức (Formal report)

Bước 2: Lựa chọn hình thức viết thư phù hợp với nhiệm vụ và tình huống thực tế.

• Letter
• E-mail
• Fax
• Memo
• Formal report
• Slide presentation

Bước 3: Lựa chọn nội dung (content), ngữ điệu (tone) và văn phong (style) thích hợp. Lựa chọn “cách” bạn viết cũng quan trọng không kém “những gì” bạn viết. Sau đây là một số điểm người viết cần lưu ý:
Mối quan hệ người viết – người đọc (relationship of writer and reader)
Văn phong và kì vọng của người đọc (style and reader’s expectation)
Chọn lựa ngôn ngữ đặc thù (specific language choices)
Mức độ trang trọng cần thiết (level of formality needed)
Lượng và loại thông tin (amount and type of information)
Tất tần tật về thư tín: chi tiết